En las notarías nos encontramos a diario con personas que acuden por primera vez, con otras que han acudido ya en alguna ocasión, y con otras personas que acuden frecuentemente por razón de su profesión u oficio.
Podemos decir que un ciudadano de a pie, aunque no sea comerciante, ni empresario, ni esté relacionado con el mundo del Derecho, lo normal es que a lo largo de su vida vaya a una notaría en varias ocasiones, por ejemplo, para comprar su casa, para venderla, para hacer testamento, para heredar a algún familiar, otorgar un poder, o para firmar un préstamo personal.
Pues bien, cuando acudes por primera vez a una notaría, tienes que tener en cuenta básicamente lo siguiente:
– La legislación vigente exige que la persona que firma un documento notarial se identifique debidamente por medio de su DNI o pasaporte vigente, que además va a ser escaneado para su conservación en los archivos informáticos de la notaría.
– Además, te van a solicitar una serie de datos personales para tu identificación, que también vienen exigidos por la ley, como son: tu profesión, domicilio, estado civil (también en ocasiones tu régimen matrimonial y el nombre de tu cónyuge, si estás casado y el acto afecta o puede afectar a tu sociedad conyugal).
– Si actúas en nombre y representación de otra persona física o jurídica, tienes que presentar los originales de los documentos de los que resulten en su caso la existencia de la entidad de que se trate y tus facultades representativas, por ejemplo la copia autorizada de un poder.
Todos los datos relativos a los documentos que se firman y a las personas que en ellos intervienen, se conservan en los archivos informáticos de la notaría, y algunos de ellos son objeto de comunicaciones obligatorias a distintos organismos oficiales a efectos catastrales, estadísticos, de prevención del blanqueo o fiscales, sin perjuicio de la normativa vigente sobre protección de datos.
Una vez en la notaría del notario de tu elección, puede que hayas concertado una cita previa o puede que no. Esto último ocurre con frecuencia cuando se trata de documentos derivados de la contratación bancaria que vienen ya redactados por la entidad (lo que conocemos como pólizas), o de otros documentos notariales que, sobre todo porque no son de gran tamaño, se suelen considerar sencillos.
Un ejemplo de estos últimos puede ser lo que llamamos un testimonio por exhibición, que viene a ser lo que se conoce como una copia o fotocopia cotejada de un documento (por ejemplo un título universitario o los papeles del coche) cuyo original se exhibe al notario. En principio, se trata de algo sencillo, que no se tarda mucho tiempo en preparar.
Ahora bien, una cosa es que el documento en cuestión no ocupe muchos folios (por ejemplo, un poder, un testamento, una ratificación de otro documento que se ha hecho en nuestro nombre, etc.) y otra que su contenido no sea complejo.
Es cierto que algunos de estos documentos, si tienen un contenido más o menos “estándar” pueden ser simples, pero también es verdad que algunos de los que acabo de citar pueden ser de difícil elaboración. Incluso uno de los documentos notariales en principio más sencillos, lo que se conoce como un testimonio de legitimación de firmas (que consiste en que el notario da fe de que una persona firma en su presencia), en ocasiones puede convertirse en algo mucho más enrevesado de lo que parece a simple vista para una persona no avezada.
También puede suceder que el documento que tengas que firmar sea sencillo de elaborar, pero que al no haber pedido una cita te toque esperar un rato. O incluso que lo que tú creías que era un trámite muy simple no lo sea tanto y tengas que aguardar más de lo que pensabas.
En el caso de que tengas una cita previa, al igual que puede sucederte, por ejemplo, en la consulta de un médico o un dentista, también puede suceder (y de hecho ocurre con más frecuencia de la que nos gustaría a todos) que tengas que esperar más de lo que pensabas.
Esto puede deberse a varias razones, que en ocasiones pueden ser achacables al funcionamiento de la oficina notarial (por ejemplo, es terrible si se va la luz), pero no siempre. Es posible que para completar el documento que el notario va autorizar falte algún dato que tienen que aportar los interesados, y hasta que no llegan no se puede acabar de preparar. Hay veces que una firma se complica por razones no previstas, por ejemplo, porque algún aspecto resulta más difícil de explicar a alguno de los interesados, o surge alguna discusión imprevista entre ellos a raíz de algo que explica el notario. También puede ocurrir que participe en el contrato alguna persona mayor con la hay que tener un poco más de paciencia, etc.
A veces este tipo de imprevistos retrasan también en cadena las citas posteriores, lo que es prácticamente inevitable. Hay casos, por ejemplo la compra de una casa con su correspondiente préstamo hipotecario, en los que una de las partes de un negocio es la primera vez que acude a un notario, pero la otra está muy acostumbrada a hacerlo y conoce o cree conocer el funcionamiento de un despacho notarial y del proceso de firma, por ejemplo, una entidad dedicada a la construcción o promoción inmobiliaria, o una entidad bancaria, entidades para las cuales la firma de la compra de tu casa no tiene la misma importancia y trascendencia que para ti.
Es importante que, ni en este ni en ningún otro caso, te dejes llevar por las prisas (sobre todo las que puedan tener otros) y no aceptes consejos del tipo “tú dile al notario que sí a todo y así acabamos rápido”, “tú firma, que ya lo arreglamos luego”, “si el notario te pregunta si tienes alguna duda o si hay algo que no entiendas, tú le dices que no”, etc.
Ten en cuenta, además, que la ley dice que tienes derecho a leer la escritura íntegramente antes de la firma, por lo que si está ya preparada y te toca esperar, una buena forma de matar el rato puede ser pedir un borrador del documento en cuestión para leerlo mientras tanto. Así también podrás detectar si se ha cometido algún error al escribir tus datos o anticipar las dudas que puedas tener.
Evidentemente, algunos documentos notariales son más sencillos de elaborar que otros y tampoco revisten todos el mismo nivel de dificultad a la hora de explicarlos, pero tampoco todas las personas tienen la misma experiencia en el tipo de documento que firman ni el mismo nivel de comprensión de su contenido, razones que, unidas a otras, como la del funcionamiento de una notaría como oficina y servicio de atención al público, hacen aconsejable que si tienes que firmar algún documento notarial, consultes con el notario de tu elección para que la atención que recibas pueda ser la adecuada y en su notaría te ayuden en la planificación de tu cita con la antelación y los preparativos que requiera tu caso particular.
Miguel Ángel Panzano Cilla